Sporządzenie dokładnego i przejrzystego planu konferencji jest jedną z najważniejszych czynności końcowych dla organizatora konferencji. Dlaczego tak jest? Ponieważ taki plan może przyciągnąć ciekawych i wpływowych tzw. „wolnych słuchaczy” – tych spoza listy zaproszonych gości. Oczywiście, w zależności od tematyki Twojej konferencji, zawsze powinno Ci zależeć, by została ona należycie rozreklamowana nie tylko w lokalnych, ale również ogólnopolskich mediach. Ciekawa, dobrze zorganizowana i liczna konferencja przejdzie do historii i będzie podawana jako przykład dla przyszłych organizatorów, a materiały z niej zostaną złożone w specjalistyczną publikację i wydane.

Zadbaj o przejrzysty i czytelny plan konferencji oraz jego ładną oprawę i rozpowszechnienie. Oprócz tego, że każdy zaproszony przez Ciebie gość dostanie tzw. pakiet konferencyjny, który będzie zawierał np. zaproszenie na obiad/kolację, harmonogram oraz dodatkowe materiały konferencyjne razem z materiałami reklamowymi (długopisy z nazwą firmy, notesy, kubek itd.), powinien dostać również plan konferencji na ulotce, który dostępny jest dla wszystkich.

Co powinien zawierać plan konferencji?

1. Wyróżniony temat konferencji, najlepiej na tle jakiejś ciekawej i ładnej grafiki.
2. Podział na dni konferencji razem z datami oraz miejscem odbywania się spotkań – jeśli Twoja konferencja jest organizowana na większą skalę, powinieneś bardzo dokładnie oznaczyć miejsce wykładów oraz dodać informację, czy na jakiś wykład potrzebna jest wejściówka (np. z powodu ograniczonej przestrzeni).
3. Dokładnie opisane sesje wykładowe z tematem przewodnim – oraz wykłady w obrębie tych sesji, z uwzględnieniem prowadzącego i dokładnej godziny. Nie zapomnij również zaznaczyć przerw.
4. Wyróżnionych organizatorów i patronatów konferencji – najlepiej z wyraźnym logiem danej organizacji. Dostałeś od kogoś dofinansowanie? Podziękuj mu!

Przykładowy plan konferencji:

Temat konferencji + data

Konkretny dzień, np. poniedziałek 19 lutego

8.00-8.15 Uroczyste rozpoczęcie konferencji

8.30-11.00 I Sesja wykładowa

8:30-8.50 Wykład inauguracyjny, prof. dr hab. Jan Nowak z UJ

8:50-9:10 Kolejny wykład, itd.

11:00-11:45 Przerwa na kawę

12:00-13:30 II Sesja wykładowa

13:30-15:00 Przerwa obiadowa

15:15-18:00 III Sesja wykładowa oraz zakończenie pierwszego dnia.

Artykuł Przykładowy plan konferencji pochodzi z serwisu Sale.

Ustalenie budżetu każdego przedsięwzięcia to nie tylko kluczowa sprawa, ale przede wszystkim pierwszorzędna. To poważne zadanie, ponieważ bez tego nie ruszysz dalej, bo nie będziesz wiedział, na co możesz sobie pozwolić. Na początku ustal limit, Twój wkład własny oraz środki pozyskane z różnego rodzaju dofinansowania.

Po drugie, koszty stałe. Co wchodzi w koszty stałe? Sala konferencyjna – jej wynajem i przygotowanie, bądź samo przygotowanie. Produkcja. To około 35% kosztów z całego budżetu. Jeśli decydujesz się na wynajem Sali konferencyjnej, powinieneś zrobić to z dużym wyprzedzeniem. Przed rezerwacją umów się na spotkanie konsultacyjne, gdzie z właścicielem sali omówisz dokładną obsługę oraz to, jaki sprzęt wlicza się w cenę wynajmu oraz jak wyglądają dodatkowe opłaty, np. za prąd, parking, szatnię, dodatkowe krzesła lub stoliki, a nawet ochronę. Negocjuj, nie decyduj się na rozwiązania, których nie jesteś pewien.

Co rozumieć przez słowo produkcja? Głównie chodzi o obsługę i logistykę konferencji. Jeśli korzystasz ze specjalistycznej firmy, nie musisz się o to martwić. Jeśli jedna radzisz sobie sam, trzymaj rękę na pulsie. Pamiętaj o całym zespole technicznym, w którego skład wchodzi ekipa montażowa, transport, nagłośnienie, oświetlenie – właściciel wynajmowanej sali najczęściej nie interesuje się obsługą techniczną.

Machina promocyjna: wszelkiego typu reklamy, plakaty, ogłoszenia, zaproszenia, strony WWW, materiały promocyjne. Wlicz to w koszta.

Sprzęt techniczny – projektory, rzutniki, mikrofony, głośniki, monitory, komputery, lasery, kable, drukarki…

Usługi dodatkowe – które zależą od liczby uczestników, np. parking, sekretarki czy tłumacze.

Po trzecie, koszty zmienne. W zależności od liczby gości konferencyjnych, chodzi o koszta związane przede wszystkim z wyżywieniem (catering, napoje), materiały konferencyjne (teczki, długopisy, foldery), dekoracje sali, a jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień – noclegi dla delegatów. To 50% całego budżetu.

Po czwarte… ostatnie 15% Twojego budżetu przeznacz na koszty awaryjne. Coś ulegnie zniszczeniu, trzeba będzie zamówić dodatkowe wyżywienie albo zapłacić pracownikom za nieplanowane nadgodziny. Nawet w idealnie rozplanowanym budżecie znajdzie się coś, czego nie przewidzisz. Dla Twojego spokoju – pamiętaj o kosztach awaryjnych.

Artykuł Jak zaplanować budżet konferencji? Czyli co trzeba wziąć pod uwagę, jeśli jesteś organizatorem konferencji. pochodzi z serwisu Sale.

Dlaczego hotel to dobra lokalizacja?
Na konferencjach firmowych bardzo często spotykają się pracownicy z różnych oddziałów jednej firmy. Pojawiają się na nich również pracownicy zza granicy. Do zadań organizatorów należy zapewnienie im noclegu. Organizacja wydarzenia w hotelu rozwiązuje ten problem. Z jednej strony firma zyskuje doskonale przygotowaną przestrzeń do przeprowadzenia wykładów, prezentacji czy warsztatów, z drugiej zaś w tym samym miejscu może wynająć pokoje dla przyjezdnych uczestników. Nie wszystkie przedsiębiorstwa posiadają własne sale konferencyjne, chociaż większość zmierza w tym kierunku. Część firmowych sal konferencyjnych okazuje się za mała w przypadku organizacji konferencji na większą skalę. Sala konferencyjna w hotelu wydaje się być wówczas najlepszym rozwiązaniem, przede wszystkim ze względu na kompleksowość usług.

Świetnie przygotowane zaplecze konferencyjne
Profesjonalnie przygotowane sale konferencyjne wraz ze specjalistycznym wyposażeniem to kolejny atut konferencji w hotelu. Od zaplecza technicznego zależy sukces całego przedsięwzięcia. Odpowiednie urządzenie sali oraz jej właściwe wyposażenie pomaga w przeprowadzaniu prezentacji oraz wpływa na komfort uczestników wydarzenia. Sprzęt audiowizualny najwyższej jakości sprawia, że prezentowane treści docierają do wszystkich, bez wyjątku. Równie istotny jest sprzęt nagłaśniający i mikrofony. Liczy się także odpowiednio zabezpieczone okablowanie, dzięki któremu możemy podłączyć na sali dowolne urządzenie. To ogromne ułatwienie dla organizatorów, którzy nie muszą organizować wynajęcia i transportu potrzebnego sprzętu.

Kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy
Organizacja konferencji w hotelu to także oznaka prestiżu danej firmy. Firma kształtuje dzięki temu swój pozytywny wizerunek. Jest to szczególnie ważne, gdy na konferencję firmową, poza pracownikami, zaproszeni są również partnerzy biznesowi, kontrahenci czy dziennikarze lokalnych i branżowych mediów. Hotelowe sale konferencyjne mogą pełnić wówczas również funkcję reprezentacyjną i służą wywieraniu pozytywnego wrażenia na gościach.
 

Artykuł Konferencja firmowa – organizacja w hotelu pochodzi z serwisu Sale.

Łatwy dojazd
Większość hoteli posiada dogodną lokalizację i jest właściwie oznaczona przy najważniejszych trasach. To ogromny atut. Uczestnicy konferencji pragną dotrzeć do celu szybko i sprawnie. Bez względu na to czy korzystają z własnego samochodu, czy ze środków komunikacji miejskiej oczekują takiej lokalizacji, która nie będzie wymagała błąkania się po bezdrożach i peryferiach miasta.

Możliwość noclegu
W przypadku konferencji kilkudniowych organizacja konferencji w hotelu sprawdza się doskonale. Uczestnicy po ciężkim dniu, wypełnionym prezentacjami czy warsztatami mogą udać się do swoich pokojów, odpocząć i odświeżyć się. Nie muszą szukać na własną rękę miejsc noclegowych. To dla nich ogromny komfort, a dla organizatorów szansa na mniejszą liczbę spóźnialskich uczestników.

Catering dostępny na miejscu
Trudno zostawić uczestników wielogodzinnych konferencji bez ciepłego posiłku. Wszak karmi on nasz mózg i pozwala na większą koncentrację. Hotelowe restauracje są w stanie zapewnić catering na najwyższym poziomie. Nie ma obaw, że jedzenie będzie zimne czy nieświeże. Wszystko przygotowywane jest przecież na miejscu. Posiłków nie trzeba dowozić z daleka ani odgrzewać.

Zaplecze techniczne i pomoc hotelowej obsługi
W hotelach organizujących konferencje mamy do dyspozycji doskonale przygotowane sale, a nawet całe ich kompleksy. Oznacza to zarówno możliwość znalezienia idealnej przestrzeni dopasowanej do wydarzenia, jak i dostępność pełnego wyposażenia. Nie musimy martwić się o sprzęt audiowizualny, stanowiska komputerowe i dostęp do sieci, sprzęt nagłaśniający i mikrofony. Przestronne, konferencyjne sale są odpowiednio umeblowane. Posiadają także właściwe oświetlenie i możliwość przyciemnienia światła i zasłonięcia okien. W trosce o komfort uczestników konferencji działa w nich klimatyzacja.

Ogromne znaczenie ma również pomoc hotelowej obsługi, która skieruje zagubionych gości we właściwe miejsca, wskaże hotelową restaurację, toalety oraz zareaguje w przypadku wystąpienia problemów technicznych.

Organizacja konferencji w Hotelu Lenart
Wszystkimi wymienionymi atutami może pochwalić się nowoczesny Hotel Lenart położony w podkrakowskiej Wieliczce. To doskonała propozycja dla wszystkich organizujących konferencje, nie tylko z okolic Wieliczki, ale z całego województwa małopolskiego. Lokalizacja obiektu jest, bowiem prawdziwym strzałem w dziesiątkę, a jego standard i jakość usług stoi na najwyższym poziomie.

Artykuł Konferencja w hotelu – coraz częstsze rozwiązanie pochodzi z serwisu Sale.

Dlaczego nagłośnienie jest takie ważne?
Podczas przygotowania wystąpienia dla większej grupy osób zebranych w dużej wielkości sali nie można zapominać o oprawie audiowizualnej wydarzenia. Decyduje ona w znacznej mierze o sprawnej komunikacji między występującymi, a odbiorcami oraz między poszczególnymi uczestnikami. Niezwykle ważnym wyposażeniem każdej sali konferencyjnej jest, zatem sprawny i nowoczesny system nagłaśniający. Wiąże się on z dwiema korzyściami. Wystąpienia mogą być łatwo słyszalne przez całe audytorium, a goście mogą bez ograniczeń uczestniczyć w dyskusji.

Sprzęt nagłaśniający powinien być dostosowany do warunków akustycznych danego pomieszczenia. Profesjonaliści pomagają dobrać właściwe urządzenia i są niezwykle pomocni przy obsłudze tego typu wydarzeń. Warto, więc skorzystać z ich doświadczenia. Nie wszyscy muszą przecież znać się na zagadnieniach akustyki. Bardzo wskazana jest ich pomoc w organizacji konferencji w nietypowych warunkach. Szczególnie problematyczne mogą okazać się zabytkowe budynki oraz plener.

Idealne nagłośnienie, czyli oferta dopasowana do potrzeb
Sprawna obsługa konferencji przez fachowców od nagłośnienia zależy przede wszystkim od dokładnego zapoznania się z potrzebami klientów. Każda konferencja jest przecież indywidualnym wydarzeniem i do każdej należy podchodzić w inny sposób. Specyfika wydarzenia, liczba uczestników, typ wykładów, forma dyskusji, warunki w danym pomieszczeniu – wszystkie te kwestie należy brać pod uwagę wybierając sprzęt nagłaśniający. Firmy obsługujące rozmaite eventy organizują różnorodne projekty. Zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia nie stanowi dla nich żadnej trudności.

Najlepszy sprzęt
Podczas konferencji wykorzystywane są najczęściej mobilne zestawy nagłaśniające. To sprzęt wyprodukowany w oparciu o najnowsze technologie. W przypadku konferencji, której uczestnicy pochodzą z różnych krajów przydatne są również specjalne kabiny dla tłumaczy symultanicznych. Jeżeli konferencja ma być oparta na dyskusji między uczestnikami nieodzowne są także systemy dyskusyjne, które są w stanie odpowiednio nagłośnić wszystkie wypowiedzi gości z widowni.

Rynek sprzętu nagłaśniającego jest obecnie niezwykle szeroki, a gama produktów tak duża, że wskazanie konkretnych urządzeń sprawdzających się w każdych warunkach jest w zasadzie niemożliwe. Stąd tak duża rola fachowców w tej dziedzinie. Oni nie tylko wyszukają najlepszy sprzęt, ale również dokonają jego montażu i konfiguracji. Będą także pomocni przy nadzorowaniu nagłośnienia w trakcie całego wydarzenia.

Artykuł Akustyka sali konferencyjnej pochodzi z serwisu Sale.

Stół i krzesła, czyli konferencyjne „must have”
Trudno o udaną konferencję, zwłaszcza trwającą wiele godzin, bez komfortowych mebli. Wystarczy wyobrazić sobie uczestników kręcących się co chwilę na niewygodnych krzesłach. Kika godzin spędzonych na twardym i źle wyprofilowanym krześle potrafi mocno dać się we 

Stół konferencyjny może spełniać kilka ról. Przede wszystkim ułatwia pracę szkoleniowcom. Na dużym stole można bez problemu rozłożyć swoje notatki i wszelkie potrzebne materiały oraz komputer. Jeżeli konferencja opiera się na dyskusji, może sprawdzić się duży, okrągły stół konferencyjny, który ją ułatwi. Każdy uczestnik konferencji będzie wówczas widział inne osoby, a komunikacja będzie dużo prostsza i bardziej efektywna. Mówiąc o stołach, warto wspomnieć również o oddzielnym stoliku w kącie sali. To idealne miejsce na napoje, ekspres do kawy oraz przekąski.

Zaplecze techniczne konferencji
Konferencja nie mogłaby się odbyć bez zdobyczy techniki. Zamieniłaby się wówczas w nudny wykład, a przecież nie o to chodzi. Spośród sprzętów multimedialnych ważną rolę odgrywa projektor, który służy do wyświetlania przygotowanych wcześniej prezentacji. Multimedialne prezentacje pozwalają zgłębić temat i utrwalić pewne treści. Biała ściana może spełniać rolę ekranu. Jednak rynek dostarcza bardziej nowoczesne rozwiązania. Specjalne ekrany, sterowane za pomocą pilota są niezwykle komfortowe. Rozkładane ręcznie ekrany można z powodzeniem transportować i wykorzystać na konferencjach wyjazdowych.

Kluczową kwestią jest odpowiednie nagłośnienie. Wysokiej jakości sprzęt nagłośnieniowy, w tym mikrofon i głośniki sprawią, że przekazywane treści dotrą bez zakłóceń do wszystkich uczestników. Sala konferencyjna powinna być wyposażona również w szeroki wybór kabli, które pozwolą podłączyć każde dodatkowe urządzenie.

Nie można zapominać również o klimatyzacji, która zwiększa komfort gości, zwłaszcza w trakcie gorących dni. Prelekcje prowadzone w dusznej, nieprzewietrzonej sali w ogóle nie mają racji bytu. Większość uczestników i tak nic z nich nie zapamięta.

Artykuł Jakie wyposażenie jest niezbędne w sali konferencyjnej? pochodzi z serwisu Sale.

Po pierwsze: lokalizacja
Kierujmy się przede wszystkim odległością od centrum miasta. Niektóre z sal konferencyjnych mogą być od niego nieco bardziej oddalone, jednak pod warunkiem, łatwej możliwości dojazdu oraz szerokiej dostępności komunikacji miejskiej. Jeżeli wybierzemy obiekt, do którego można łatwo i szybko dojechać, możemy liczyć na wyższą frekwencję uczestników. Wielu organizatorom konferencji zależy na odseparowaniu wydarzenia od miejskiego hałasu i tłumów. W takim przypadku można wybrać miejsce położone gdzieś na uboczu, organizując jednocześnie transport. Pamiętajmy o tym, że obiekt usytuowany w otoczeniu przyrody może wpływać na lepszą zdolność koncentracji uczestników, a w efekcie lepsze efekty szkolenia.

Po drugie: charakter szkolenia
Inną salę dobierzemy w przypadku niewielkiej grupy uczestników, inną, gdy mamy do czynienia z konferencją zakrojoną na dużą skalę. Sala konferencyjna powinna być dostosowana do liczby uczestników. Korzystnego wrażenia nie zrobi ani zbyt mała, ani za duża sala. W pierwszym przypadku goście będą się o siebie obijać, przeciskać przez rzędy krzeseł, co zdecydowanie zmniejszy ich komfort. W drugiej sytuacji powstanie wrażenie pustej sali. Wybierając salę zwróćmy uwagę na to, czy istnieją możliwości zmiany jej aranżacji i dopasowania jej do charakteru szkolenia. Każda dobrze wyposażona sala będzie posiadała sprzęt multimedialny, dostęp do Internetu, odpowiednie oświetlenie i akustykę oraz klimatyzację.

Po trzecie: dodatkowe atuty sali szkoleniowej
W pobliżu obiektu szkoleniowego powinien znajdować się parking z odpowiednią ilością bezpłatnych miejsc parkingowych. Jeżeli obiekt go nie posiada, warto rozejrzeć się za alternatywnymi miejscami do parkowania samochodów.
Zorientujmy się, czy w obiekcie dostępne jest wydzielone miejsce do serwowania posiłków. Takie rozwiązanie jest dużo wygodniejsze, niż konieczność udawania się na lunch poza obiekt. W czasie przerw kawowych uczestnicy konferencji muszą mieć szansę komfortowego spędzenia czasu. Dlatego pomieszczenia służące temu celowi powinny być odpowiednio duże i właściwie wyposażone. Wygodne muszą być także pozostałe ogólnodostępne miejsca takie, jak toalety, hol oraz recepcja.
Warto zwrócić uwagę na to, czy obiekt przystosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych i posiada wszelkie konieczne udogodnienia. Liczą się takie kwestie, jak wielkość i właściwe urządzenie łazienek, mała odległość od parkingu oraz podjazdy.

Artykuł Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej? pochodzi z serwisu Sale.